MGAWANYO WA KAZI KATIKA MAANDALIZI YA MKUTANO MKUU WA KWANZA WA KAUKI-KIDAMALI, IRINGA MWAKA 2005

Majukumu Mbalimbali Kabla na Siku ya Mkutano Mkuu wa Ukoo wa Kivenule

Kamati zote mbili, Kamati Kuu na Kamati Ndogo (ile iliyoundwa Dar es Salaam na ile iliyoundwa Kidamali) kwa pamoja zitakuwa na wajibu wa kufanya yafuatayo kuhakikisha shughuli nzima inaenda kama ilivyopangwa. Mojawapo ya majukumu hayo ni pamoja na:-

• Kuoganaizi (kuandaa) huduma ya usafiri toka Iringa Mjini hadi Kidamali kwa wageni mbalimbali ambao watakuwa wanakuja kwenye mkutano huo pamoja na kuandaa orodha ya wageni na tarehe zao kufika Kidamale. Hii itakusaidia sana kwenye zoezi zima la kuoganaizi huduma ya usafiri kwa wageni mbalimbali ambao wengi wao watakuwa hawapajui vizuri kidamali. 
• Kufanya matayarisho ya sehemu ya Malazi kwa wageni mbalimbali ambao watawasili kutoka sehemu mbalimbali. Hii inajumuisha sehemu salama na nadhifu za kulala wageni husika ambapo tunategemea tutapata vyumba, magodoro pamoja na kuwepo kwa vyoo na mabafu ya kuogea.
•  Kuhakikisha kuwa shughuli zote zinazohusiana na maandalizi ya vyakula zimepangiliwa vizuri. Kula chakula katika muda uliopangwa, huduma ya chai/kahawa na maji wakati mkutano unaendelea viende kama ratiba itakavyokuwa imepangwa. Hii inamaanisha kuwa, RATIBA pamoja na matangazo mbalimbali  yatabandikwa sehemu mbali kwenye eneo la mkutano (ukumbi), jikoni, maeneo mbalimbali ya Kijiji cha Kidamali. Hii itasaidia kuwafanya washiriki wa mkutano kujali na kuona umuhimu wa mkutano.
• Kutaundwa kamati ndogo ndogo zenye wajibu wa kutekeleza majukumu zitakazopangiwa na kamati kubwa. Mfano wa kamati hizo ndogo ni pamoja na Kamati ya Ulinzi na Usalama, Kamati ya Usafi, Kamati ya Chakula, Kamati ya Vinywaji, Kamati ya Malazi, Kamati ya Mapambo, Kamati ya Picha za Video na Picha za Kawaida na Kamati ya Burudani. Kamati zote hizo ndogo ni muhimu sana kwani ndizo zitakazosaidia shughuli nzima kwenda kama ilivyokusudiwa.
• Lazima uwepo usimamizi madhubuti ili kuwezesha shughuli mbalimbali kuwa ndani ya ratiba (muda uliopangwa). Kwa hiyo kuna haja ya kuwepo kwa saa za ukutani ambazo zitakuwa kama mwongozo. Hii tunamaanisha kuwa Wawezashaji lazima wawe wachangamfu sana wakati wa kuendesha mada mbalimbali pamoja na majadiliano.
•  Kazi nyingine kubwa ni kuhamasisha wanakoo mbalimbali wanaishi ndani ya Kidamali na kwingineko kuwa na moyo wa kujitolea katika shughuli mbalimbali zitakazojitokeza kwenye mkutano. Hii ni pamoja na kuzisaidia kamati ambazo zitaonyesha hali ya kuelemewa au kuhitaji msaada wa kiutendaji.